Análise e Modelagem de Processos de Negócios - Metodologia para melhoria de processos Klug - Parte 7

Melhoria de Processos só acontece efetivamente com integração. Não sei porque disse isso, não há com desvencilhar uma coisa da outra.

Metodologia para melhoria de processos Klug.

Quatros Fases: Planejar execução do projeto, Mapear processos atuais, Analisar e redesenhar processos e Implantar melhorias.

Fase 1 – Planejar Execução do Projeto

Etapa 1 – Identificar Objetivos do Projeto: Realizar documentação dos objetivos da alta direção da organização ao investir no projeto de melhoria de processos.

Etapa 2 – Definir padrão de modelagem: Tem objetivo de facilitar a consolidação dos levantamentos realizados pela equipe e reduzir eventuais retrabalhos.

Etapa 3 – Elaborar Plano de Trabalho: Elaborar cronograma detalhado do projeto. Atenção especial a definição da agenda de entrevistas.

Fase 2 – Mapear Processos Atuais

Etapa 1 – Realizar levantamento de normas: A equipe deve conhecer o impacto das normas na operação atual e os limites que impõem à melhoria dos processos.

Etapa 2 – Identificar Macroprocessos e seus Elementos: Deve ser feitos juntos aos responsáveis de processos, identificando quais são os fornecedores e entradas para cada processo, suas saídas e clientes atendidos.

Etapa 3 – Desenhar Processos Atuais: Apresentar volume de fluxos gerados, leva em consideração a decomposição funcional dos processos. Cada macroprocesso deve ser decomposto em subprocessos, e estes, por sua vez, em atividades.

Fase 3 – Analisar e Redesenhar Processos

Etapa 1 – Construir Árvore de Soluções: Identificar e Classificar as oportunidades de melhorias. Identificando e priorizando problemas. Levantando causas dos problemas e determinar a relação causa/efeito. Priorizar a causa dos problemas e classifica-las. Levantar soluções para as causas vitais. Priorizar as Soluções.

Etapa 2 – Desenhar Processos Futuros: Analisar processos atuais e procurar por oportunidades de melhorias que permitem: Aumentar a eficiência operacional, a produtividade e a satisfação do cliente; Reduzir custos e prazos de atendimento e racionalizar o uso de recursos; Eliminar (ou reduzir) retrabalhos, redundâncias e desperdícios; incentivar a criatividade, motivação e integração entre os colaboradores.

Etapa 3 – Elaborar Sistema de Medição de Desempenho: Elaborar sistema de desempenho para a medição dos processos, para controle e atuação quando ocorrerem desvios das metas de desempenho desejadas.

Fase 4 – Implantar Melhorias

Etapa 1 – Elaborar Plano de Melhorias: Nem sempre todas as melhorias previstas no desenho dos processos futuros podem ser implantadas imediatamente. Faz-se necessário então elaborar um plano de melhorias que especifique quando cada melhoria será implantada.

Etapa 2 – Implantar Novos Processos: A implantação dos novos processos é a etapa mais demorada, mais difícil e que requer maior quantidade de recursos em todo o projeto. Raramente consultorias são envolvidas nessa etapa.

Observações Importantes:

Observe, analise e observe novamente

·         Elaborar agenda de reuniões e respeitá-la;

·         Preparar-se estudando os processos atuais (quando disponíveis);

·         Preparar-se estudando modelos de referência (quando disponíveis);

·         Preparar checklist com perguntas que não podem ser esquecidas (5W2H);

·         Conhecer o público que participará da reunião;

·         Definir os papéis do pessoal da sua equipe;

·         Documentar os resultados de cada reunião;

·         Obter o apoio e o envolvimento da alta direção é vital para o sucesso;

·         Entender os reais objetivos da organização ao investir no projeto;

·         Conhecer a cultura da empresa e o histórico de projetos semelhantes;

·         Esclarecer expectativas sobre os resultados do projeto (escopo realístico);

·         Compor o time de projeto com as pessoas mais capacitadas e motivadas;

·         Definir, documentar e validar o escopo do projeto e os processos envolvidos:

·         Validar cada etapa do projeto antes de avançar para a próxima;

·         Utilizar um software de mapeamento que facilite a documentação;

·         Implantar melhorias rápidas após a documentação dos processos atuais;

·         Não subestimar os custos dos projetos de melhoria;

·         Obter indicadores de como eram os processos antes das melhorias, de modo a poder comparar quantitativamente os resultados do projeto após a implantação das melhorias;

·         Comunicar-se com a organização, preocupar-se com a gestão de mudanças e procurar reduzir a resistência às mudanças desde o início do projeto.

Fonte: Análise e modelagem de processos de negócios: foco na notação BPMN (Business Process Modeling Notation) / Rogerio Valle, Saul Barbará de Oliveira, organizadores. - 1. ed. - 5. reimpr. - São Paulo: Atlas, 2012.