Análise e Modelagem de Processos de Negócios: Descrição dos Processos da Organização e Terminologias de Gerenciamento de Processos - Parte 3

Descrição dos Processos da Organização


Técnicas Utilizadas: Entrevista, Questionário, Workshop e Observação.


Entre todas as Entrevista é a mais utilizada, pois permite o diálogo interativo, permite visualizar as reações dos entrevistados, permite grande flexibilidade na estrutura original da entrevista, permite reunir informações sobre o sistema existente, possível determinar as necessidades de um novo sistema, esclarece especificações funcionais, informações sobre a organização do cliente e feedback sobre usabilidade. A boa técnica consiste em saber preparar, conduzir e documentar uma entrevista e ter um guia para sua condução.


Preparação da Entrevista – O analista deverá determinar os objetivos da entrevista, revisar todo material disponível sobre o processo e sobre a organização, identificar as pessoas que serem entrevistadas, preparar as perguntas e marcar a entrevista.


As perguntas devem ser preparadas entre perguntas de contexto livre, bem abertas, para que o analista possa ouvir o responsável pelo processo e ter uma visão ampliada da situação e perguntas centradas na solução... e se pudesse... entre essas situações qual se encaixaria melhor neste processo.

Outro ponto importante é o registro da entrevista, o analista deve ter todos os dados da entrevista documentados. Ele pode utilizar o formulário de descrição de escopo de processos, que deve conter o Nome do Processo, subprocesso, responsável, objetivo, condição de início, fornecedores, entradas, saídas, clientes, atividades e tarefas (etapas: começo, meio e fim). A partir da definição do escopo do processo, segue a marcação de outras para o detalhamento do fluxo do trabalho.


Para o detalhamento do fluxo pode ser utilizado o roteiro de processos, que terão o roteiro desde o primeiro subprocesso até o último, deve conter o passo a passo, quem faz o quê, como, quando, o que usa, com quem interage e para quem é passada a continuidade do processo, deve ser também utilizada um folha de formulário para cada subprocesso. Com todos esses dados colhidos pode começar a modelagem dos processos.



A melhoria dos processos da organização deve ser contínua.


Terminologias de Gerenciamento de Processos:


Metodologias – Passos ou Etapas e Critérios a serem seguidos em um projeto ou atividade.
Métodos – Procedimentos ou maneiras escolhidas para realizar atividades.
Técnicas – Práticas ou conjunto de métodos.
Modelos – Formas de representação da realidade.
Modelo de Empresa – Conjunto de Modelos que descrevem vários aspectos de uma organização e que têm por objetivo auxiliar um ou mais usuários de uma empresa em algum propósito.
Análise e Modelagem de Processos (AMOP) – Atividades voltadas ao levantamento, identificação, descrição, desenho e documentação de processos.
Ferramentas Tecnológicas – Softwares de apoio ao gerenciamento de processos que vão desde os mais simples, voltados apenas para o desenho de processos, até os mais completos, como é o caso dos pacotes ou suítes.
BPM – Business Process Management ou Gerenciamento de Processo de Negócio. Voltada à gestão de processos, inclui uma série de atividades ou ciclos.
BPMN – Business Process Management Notation. Técnica ou modelo notacional de processos de negócio, focada na modelagem, análise e orquestração.
BPMS – Business Process Management System ou Suíte ou pacote de software de Gerenciamento de Processos.


Fonte: Análise e modelagem de processos de negócios: foco na notação BPMN (Business Process Modeling Notation) / Rogerio Valle, Saul Barbará de Oliveira, organizadores. - 1. ed. - 5. reimpr. - São Paulo: Atlas, 2012